Gebiedsontwikkeling: extreem uitdagende samenwerking 
Alle professionals die actief zijn in gebiedsontwikkeling zullen het herkennen: het is een enorme uitdaging om op een effectieve manier te komen tot een goed plan voor een gebied. Partners die aan tafel zitten hebben terechte maar wel uiteenlopende belangen, er zijn véél partijen betrokken die in hetzelfde tijdspad hun eigen deelvraagstukken uitwerken maar die voor hun werk wel sterk afhankelijk zijn van elkaar. Tijdsdruk speelt vaak een rol in het ontstaan van miscommunicatie en fouten. Opgeteld leiden deze elementen met regelmaat ook tot een minder prettige werksfeer.

Vier aandachtspunten in de organisatie
Als specialist in het stroomlijnen van projectmatige samenwerking tussen organisaties heeft De Hele Olifant in de afgelopen 20 jaar vele teams begeleid bij complexe en ambitieuze gebiedsontwikkeling. Kijkend met een organisatiekundige bril vallen ons vier zaken op in de manier waarop een ‘gemiddelde’ gebiedsontwikkeling vormgegeven wordt.

1. Professionals in en om bouw en ontwikkeling staan meestal te trappelen om met elkaar de inhoud in te duiken. Het goed en gedegen organiseren van de samenwerking wordt overgeslagen.
2. Belangen van partners worden vaak niet expliciet benoemd binnen het team, en als wel dan toetsen teams niet met regelmaat of alle belangen nog waargemaakt worden.
3. Teams managen de samenhang van de werkzaamheden op een te hoog abstractieniveau. Toezeggingen en commitments houden geen rekening met vrije dagen en collega’s die er een blik op moeten kunnen werpen.
4. Bijsturen op afwijkingen gebeurt op basis van incidenten. Zicht op patronen (bijvoorbeeld ten aanzien van voorspelbaarheid, de vibe in het team, kwaliteit van aangeleverd werk) ontbreekt volledig.

Context zorgt voor succes
In onze veranderkundige trajecten werken wij altijd aan het vormgeven van een werkomgeving die het team actueel inzicht biedt en die professionals in staat stelt om hun gezamenlijk succes op weekbasis als team aan te sturen. De juiste werkomgeving stuurt in hoge mate de gezamenlijke prestaties aan en draagt bij aan effectieve onderlinge interactiepatronen binnen het team.

Methodiek: Hartslag Visuele Patroon Sturing (Hartslag VPS™)
In de afgelopen jaren hebben we bij De Hele Olifant een herkenbare aanpak ontwikkeld, die door wooncorporaties, ontwikkelbedrijven, architecten, gemeenten, waterschappen, aannemers en adviseurs in gebiedsontwikkeling keer op keer als zeer waardevol wordt ervaren. Hartslag VPS™ is een aanpak die zorg draagt voor:

• Het in beeld brengen van belangen én van uitgangspunten voor de onderlinge samenwerking;
• Wekelijkse organisatorische/ procesmatige afstemming tussen alle betrokken partners;
• Alle relevante inzichten om het werk succesvol te kunnen besturen binnen één visueel document samengebracht, van week tot week actueel gemaakt;
• Fijn-afstemming in de planning: expliciete commitments op dagniveau (binnen de hoofdlijnplanning op weekniveau);
• Monitoring van succespatronen: waar onder voorspelbaarheid van alle partners maar ook het beleefde werkplezier;
• Interventies op interactiepatronen: zijn deze helpend of niet helpend om als team succesvol te zijn? 

 

Hartslag VPS™ schematisch weergegeven

 

Ervaringen vanuit de praktijk
Ernst-Jan Giethoorn, senior gebiedsontwikkelaar bij de Gemeente Almere en Thomas van Bergeyk, Adviseur Gebiedsontwikkeling bij Waterschap Zuiderzeeland reflecteren op hun ervaringen met Hartslag VPS in – en de begeleiding door De Hele Olifant – in hun samenwerking rond de gebiedsontwikkeling en dijkreconstructie voor de nieuwe woonwijk Almere Duin:

‘Hartslag VPS heeft ons vanuit een lastige samenwerking weer naar rust, plezier en vertrouwen gebracht. En er is in dit team nu absoluut méér rust dan in veel andere projecten. We hebben voor de dijkreconstructie in Duin Midden op de week voorspelbaar onze planfase doorlopen. Dat was in veel andere projecten niet haalbaar.

Hartslag VPS heeft ons dus vanuit een lastige samenwerking weer naar rust, plezier en vertrouwen gebracht

Vertrouwen staat echt centraal. Niet op de blauwe ogen, maar op het waarmaken van afspraken op dagniveau. Vaak betekent vertrouwen: dat komt goed, als jij zegt dat het in een week kan dan kan dat. Hartslag VPS dwingt ons om na te denken over ‘wat betekent dat dan precies? En dan is het toch Hemelvaart? En dan moet die collega er óók nog naar kijken …’

We besturen ons proces in een vast ritme, visueel, op het scherm. De procesbegeleider verwerkt afspraken terwijl we in gesprek zijn. Controleren van verslagen is nodig, dat is lekker! En we volgen heel feitelijk het patroon van onze voorspelbaarheid en van de zachte kant: worden we allemaal blij van hoe het traject loopt. Daardoor kunnen we heel vroeg bijsturen als er afwijkingen ontstaan.

Het proces helpt ons om samen het bolletje wol te ontwarren. Welke planologische processen lopen er door elkaar in zo’n grote gebiedsontwikkeling, de juridische kant maar ook: hoe en op welk moment willen partijen als bijvoorbeeld de provincie een vorm van samenspraak hebben om ook hún rol prettig en voorspelbaar vorm te kunnen geven? Dat gaat niet alleen over formele rollen maar ook over de mensen die daar invulling aan geven.

Je kunt geen foto maken van zo’n project, het is een proces dat blijft bewegen. Hartslag VPS™ helpt ons om met alle kwaliteiten die we aan tafel hebben de beweging te de volgen en te besturen. Omdat je dat tweewekelijks doet ontstaan er geen verrassingen.

Hartslag VPS™ is in onze ogen een waardevolle manier van werken voor gebiedsontwikkelingen die complex zijn en waar meerdere belanghebbenden met mogelijk uiteenlopende grote belangen en verantwoordelijkheden betrokken zijn. Waar meerdere afzonderlijke ontwikkelingen elkaar raken, waar tijdsdruk een rol speelt. Het zou een kaart moeten zijn die je als waterschap of gemeente in je achterzak hebt om in te zetten als een project of programma deze kenmerken heeft. De inzet in een onafhankelijk procesbegeleider verdient zichzelf dan absoluut terug.

Interessant is wel dat je het moet meemaken om er enthousiast van te worden. Bijna iedereen die instapt aan de voorkant denkt: moet dit echt? Zo gedegen en gedetailleerd? Maar ons hele team is meer dan enthousiast, inclusief de criticasters aan de voorkant. Het is als een school vissen die als collectief kunnen opereren. Hartslag VPS™ is de verbinding tussen de vissen in onze school. Daardoor kunnen we flexibel reageren op de dingen die op ons pad komen, het vergroot onze mogelijkheden om op een prettige manier succes te boeken.’

Ook waarde toevoegen in uw project?
U bent welkom! Bent u ook geïnteresseerd in effectievere gebiedsontwikkeling, met een aanpak die échte samenwerking in de praktijk van iedere werkdag haalbaar maakt? Wilt u meer weten over de concrete uitgangspunten en werkvormen die wij hiervoor ontwikkeld hebben?

U bent welkom om contact op te nemen met Wibo of Jos, zij praten u graag tijdens een kop koffie bij over de aanpak.