Binnen bedrijven komen wij veel eilandvorming tegen. Afdelingen of zelfs groepjes binnen afdelingen lijken het eigen belang te prefereren boven het bedrijfsbelang. Als wij hierover praten komt er vaak een vorm van herkenning naar boven. De vraag die dat bij ons oproept is: “Waarom is het logisch dat dit gebeurd?”.
Het systeem stuurt het gedrag
Logisch omdat wij uitgaan van de theorie van systeemdenken (Dr. W.E. Deming). Daarin wordt gesteld dat het (organisatie) systeem het gedrag stuurt. Als je weet hoe te kijken ga je herkennen dat een individuele medewerker voor circa vijf procent in staat is prestaties te bepalen. Voor de overige vijf en negentig procent is zij afhankelijk van de inrichting van haar werkomgeving. En in alle realiteit: in de meeste organisaties hindert deze werkomgeving medewerkers om zinvolle dingen te doen.
De reden dat mensen eigen belang prefereren boven het bedrijfsbelang vinden we dan ook in 90% van de gevallen terug in de inrichting van het organisatiesysteem. De helpdeskmedewerker die een target heeft van 15 minuten per telefoontje ontvangt een prikkel om op te hangen, ook als het probleem nog niet helemaal getackeld is. Een administratief medewerker kán zich niet verantwoordelijk voelen voor haar klanten als zij geen idee heeft waar het contract blijft nadat zij het doorstuurt naar de volgende collega.
Inzicht in het geheel
Het begint allemaal met inzicht. In de vele proces verbetertrajecten die wij hebben mogen begeleiden is er nog nooit iemand geweest die het gehele proces in detail voor ons kon uittekenen. Ja, zijn eigen stukje daar hebben ze veel verstand van, maar het gehele proces end-to-end dat kennen ze niet.
Samen oplossingen zoeken
Onze boodschap is: verander de inrichting van het organisatiesysteem samen met de medewerkers. In dit proces komt er voor iedereen inzicht hoe het proces in elkaar zit. Bedenken ze zelf oplossingen (met behulp van methodieken als Lean) voor een betere inrichting en elimineren ze de systeemcondities die ervoor zorgen dat er niet goed wordt samengewerkt. Aan het einde van het traject zie je dat van eilandvorming geen sprake meer is.
Wilt u ook af van de eilanden in uw organisatie neem dan contact met ons op.
