leert bevlogen organiseren!

Case: Grip door visualisatie

De vastgoed ontwikkelafdeling van een grote landelijke wooncorporatie wilde in 2014 haar werk effectiever afwikkelen. Ontwikkelaars en projectleiders waren goed in hun vak, maar waren ook een beetje als leraren in een schoolklas. Hun project was hun eigen domein en het was ‘not done’ om kritisch met elkaar mee te kijken en denken. Ieder werkte op een eigen manier. Projecten duurden bijna altijd langer dan gepland en er was structureel sprake van uren overschrijdingen en budgetoverschrijdingen.

Wat hier ontbrak was het werken als totaalteam, in de richting van de grote doelstellingen van de afdeling en van de corporatie. Het ontbreken van een totaalteam is verklaarbaar: er was geen inzicht in het verloop van de totale werkportefeuille van de vastgoed-afdeling.

visueelbordVisueel inzicht in status van projecten
Op uitnodiging hebben onze systeemcoaches een team van vastgoedmedewerkers geholpen een interventie te ontwikkelen: visueel inzicht in de status van projecten en in knelpunten die er spelen. Op een groot bord aan de wand zijn alle projecten in beeld en met gekleurde smileys wordt duidelijk of er aandachtspunten zijn. Omdat dit bord, met een aantal uitgangspunten van De Hele Olifant, door medewerkers zelf ontwikkeld is kon het rekenen op draagvlak in de groep.

Het inzicht dat ontstond maakte het mogelijk om tweewekelijks op een gestructureerde manier met alle ontwikkelaars of projectleiders door de projecten te lopen. Inzet van onze begeleiding in deze gesprekken was er voor te zorgen dat het ‘gewoon’ werd om elkaar kritische feedback te geven op de aanpak van een project.

Ondersteuning door gespreksstructuur
Het was al snel duidelijk dat de nieuwe gespreksstructuur voor de meeste projectleiders eerder een ondersteuning dan een bedreiging vormde. Problemen krijgen minder ruimte om te groeien en er is creatieve ervaring van collega’s beschikbaar voor het oplossen van knelpunten. Er is een merkbaar effect op de overschrijdingen en de onderlinge verhoudingen zijn goed.

Gestructureerde visualisatie van

  • de status van het werk
  • de knelpunten in het werk

maakte het mogelijk om op een andere, positieve manier betrokken te zijn bij elkaars werk. Mensen willen graag betrokken zijn, maar het organisatiesysteem moet dat wel mogelijk maken. Precies dat is wat dit team bewerkstelligd heeft: een aanpassing in de werkomgeving die uitnodigt om ander gedrag naar elkaar te vertonen. Samen grip door visualisatie.