leert bevlogen organiseren!

Case: Lean in de bouw

In 2010 stond Dura Vermeer Bouw Hengelo aan de vooravond van een sectorbrede omzetcrisis. Deze crisis zette de vertrouwde manieren van werken onder druk. Er was een noodzaak om creatief te worden. Nieuwe manieren te vinden om klanten centraal te stellen, nieuwe organisatiemodellen te ontwikkelen, nieuwe manieren van samenwerken vorm te geven en ook om kosten te reduceren. In dit proces van vernieuwing stelde het directieteam de Lean Thinking filosofie centraal in haar bedrijfsvoering. Er was een noodzaak om snel resultaten te boeken maar er was ook bewustzijn dat het om een diepgaand transformatieproces zou gaan dan om een lange adem vraagt. Lean Thinking werd niet gezien als instrument maar als een way of life. Het eerste focus van Dura Vermeer Bouw Hengelo lag op het structureel verhogen van de kwaliteit van haar op te leveren woningen. Het directieteam vroeg ondersteuning aan De Hele Olifant bij het zetten van een eerste grote stap met concrete resultaten, en ook bij het uitstippelen van de diepgaande transformatie van de organisatie.

Om een eerste grote stap te kunnen zetten stelden wij voor het organisatiesysteem voor uitvoering van projecten naar een ander uitgangspunt om te zetten: van ‘mijn belang ten koste van dat van jou’ naar ‘we hebben oog voor elkaars belangen’. In de van oudsher bekende dynamiek in de uitvoering van bouwprojecten laten partijen zich niet achter hun kaarten kijken omdat zij elkaar wantrouwen. Samenwerking is steeds weer eenmalig. Er is geen reden om in elkaar te investeren. Fouten worden beantwoord met claims. Aansturing gaat op basis van (economische) macht. Daardoor is een indek-cultuur ontstaan. Leren en verbeteren is onmogelijk, want open zijn over problemen is levensgevaarlijk.

Een eerste stap met snelle resultaten
Om dit gedrag te kantelen heeft De Hele Olifant samen de mensen van Dura Vermeer Bouw Hengelo het Last Planner Systeem organisatiebreed geïmplementeerd. LPS is een aanpak die helpt om de bekende dynamiek radicaal om te keren. Het Last Planner Systeem is gebaseerd op de Lean Thinking filosofie maar is maatwerk ontwikkeld voor problemen in (bouw)projecten. Veel bouwbedrijven gebruiken anno 2015 een aantal instrumenten die onderdeel uitmaken van LPS. Voor duurzaam succes is het onvoldoende om een aantal instrumenten (bijvoorbeeld: de Gemeenschappelijke Plannings Sessie) te benutten. Belangrijk is dat het hele Last Planner Systeem in haar samenhang geïmplementeerd wordt. En dat de manier van werken gebaseerd is op kernwaarden als openheid, transparantie, wederzijds vertrouwen en respect, betrouwbaarheid en betrokkenheid op alle niveaus. Werken vanuit deze kernwaarden én met alle instrumenten uit LPS leidt tot eigenaarschap bij iedereen die rondloopt in het project. Dit eigenaarschap is in onze ogen de bepalende factor voor succes. Bij Dura Vermeer Bouw Hengelo zijn we in drie pilot projecten gestart met een basistraining Lean Thinking. Hierbij zijn zowel het Dura Vermeer team als de opdrachtgeven en de mensen van de bouwpartners in het project betrokken. Na de basistraining begeleide De Hele Olifant buiten, op de bouw, wekelijks de 5 gespreksvormen die samen het Last Planner Systeem vormen. In de praktijk van alledag hebben we samen met alle bouwpartners leergesprekken vorm gegeven en de resultaten van die gesprekken gemonitord. De resultaten waren bijzonder goed. De opdrachtgevers van de pilotprojecten waren zonder uitzondering zeer tevreden. Het traject heeft een goedkoper bouwproces opgeleverd, met een zeer hoge kwaliteit van opleveren waarbij de doorlooptijd van de projecten sterk is verkort. Maar bovenal zien we dat er door meer voorspelbaar te werken rust ontstaat op de bouw en dat medewerkers met plezier naar het werk gaan.

Tijdens het project hebben onze systeemcoaches Dura Vermeer Interne Leancoaches opgeleid. Deze coaches hebben een centrale rol gehad in het organisatiebreed uitrollen van de nieuwe manier van werken: het Last Planner Systeem.

Dura Vermeer Bouw Hengelo heeft op basis van de eerste ervaringen de samenwerking met bouwpartners permanent gemaakt en contractueel vastgelegd. De partners organiseren jaarlijks samen diverse leersessies om elkaars processen en de samenwerking verder te verbeteren. 

Diepgaande transformatie van de organisatie
Na het toetsbare succes van deze eerste stap zijn vervolgstappen gezet in de mindset en manier van werken in het (creatieve) tenderproces, de ontwerpfase en de engineeringsfase. Met professionals samen is iedere keer weer een maatwerk werkwijze ontworpen die tegemoet komt aan de principes en de kernwaarden van Lean Thinking. Centraal staat altijd dat de manier van werken ruimte moet bieden om eigenaarschap op te pakken. En dat resultaten concreet en toetsbaar moeten zijn. Anno 2015 loopt een groot deel van de nieuwe ontwikkelingen binnen de Dura Vermeer Bouw Hengelo organisatie via de eigen leancoaches. In specifieke omstandigheden wordt nog kort ondersteuning van de kant van DHO ingeroepen. Wij hebben onszelf nagenoeg overbodig weten te maken. En daar zijn we trots op!