leert bevlogen organiseren!

Organiseren zonder Hiërarchie

De Hele Olifant heeft een aanpak ontwikkeld die ruimte maakt voor medewerkers om te gaan functioneren als mede-ondernemers, in de richting van de doelen van uw organisatie. In een traject van een jaar ontwerpen en implementeren wij samen met uw medewerkers een sterk veranderd organisatie-systeem. Een systeem dat ruimte maakt voor échte zeggenschap en autonomie voor medewerkers maar dat ook het waarmaken van het toegezegde commitment managet.

Tijdens het (samen) ontwikkelen van een nieuw organisatiesysteem trainen wij uw medewerkers en u ‘on the job’ in specifiek benodigde vaardigheden op het vlak van dialoogprocessen, leiderschap, het runnen van verbeterprojecten maar ook ten aanzien van het interpreteren van strategische informatie. We ontwikkelen vaardigheden die nodig zijn voor organiseren zonder (of met minder) hiërarchie.

van wantrouwen naar vertrouwenTraject: Van wantrouwen naar vertrouwen

Binnen het traject onderscheiden we 4 fases:

Fase 0:

Analyse huidige prestaties
Als je wilt organiseren zonder hiërarchie, is het heel erg belangrijk dat je het met elkaar eens bent over waar de huidige uitdagingen precies zitten. We leren uw medewerkers en u om tijdens de analyse van de huidige prestaties daar een gezamenlijk beeld over op te bouwen. In de meeste organisaties werken mensen aan het oplossen van een probleem dat door iemand anders benoemd is. Het opbouwen van een gezamenlijk beeld vergroot de kans dat u werkt aan het échte probleem.
De analyse wordt niet weergegeven in een tekstuele rapportage maar visueel aan de wand, zodat iedereen daarover mee kan discussiëren.
De analyse van de huidige prestaties leidt tot een gezamenlijke missie voor het verdere traject waardoor er na de analyse een concrete focus kan worden gemaakt voor de volgende fases. Ook wordt zichtbaar welke effecten er gerealiseerd kunnen worden, hierdoor kan de investering concreet worden afgewogen tegen de verwachte opbrengsten.

Fase 1:

Context systeem bepalen
De Hele Olifant werkt vanuit de filosofie: Het systeem bepaalt het gedrag. Om dit systeem aan te passen is de eerste stap om overeenstemming te hebben hoe de nieuwe context (het systeem) eruit zal moeten zien. Hier maakt je onder andere afspraken over welke invloed een medewerker krijgt binnen het collectief, hoe we met elkaar om gaan en hoe we elkaar aanspreken.
Het zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet wat de gezamenlijke doelen zijn en hoe ze met elkaar omgaan. Het vormt de nieuwe DNA van de organisatie.

Om de context te bepalen gaan we in dialoog met de medewerker om overeenstemming te krijgen over de sturende principes, de gezamenlijke missie, de machtsverhoudingen en welke dialoogprocessen er gebruikt gaan worden.

Fase 2/3:

Visuele feedback en open boek inrichten
Zonder feedback op gezamenlijke prestaties is er geen collectief leren mogelijk. Goede feedback systemen helpen enorm om discussies op basis van meningen te voorkomen. Een horizontaal georganiseerd bedrijf wil dialoog en onderzoek op basis van feiten!
Bij het ontwerpen van feedback hanteren wij vier uitgangspunten:

    1. Feedbackpunten moeten een patroon in beeld brengen
    2. Feedback is gericht op het geheel (total responsability)
    3. Feedback moet visueel zijn
    4. Feedback gericht op proces en prestatie

Het is bij de feedback van belang dat de informatie visueel op grote borden te zien is. Iedereen moet snel kunnen zien hoe het ervoor staat binnen het bedrijf om de juiste keuzes te kunnen maken in het werk. Het belangrijkste hierbij is het gesprek dat ontstaat aan het bord. Hier zullen horizontale competenties worden ingeoefend zodat iedereen elkaar op de afgesproken manier aanspreekt.

Inrichten verbeterstructuur
Iedereen is bezig met het ontwikkelen van verbeteringen op en rond zijn eigen terrein, dat is de kracht van een horizontaal georganiseerd bedrijf. Het ontwikkelen van blijvende en goed afgestemde verbeteringen is een vaardigheid die ingericht en getraind moet worden.
Het gaat daar om het ontwikkelen en gezamenlijk doorlopen van een vast verbeterstramien, een verbeterhartslag. Naar aanleiding van de analyse van de huidige prestaties wordt een eerste verbetertraject opgezet. Met de inslag van Lean en systeemdenken wordt de medewerkers geleerd hoe ze gestructureerd een verbetering kunnen doorvoeren. Middels visuele feedback systemen wordt er gemonitord of de ingezette nieuwe structuren ook worden gebruikt en wordt er bijgestuurd waar nodig.

Missie levend maken
We willen er voor zorgen dat de link tussen het werk van alledag en de bedrijfsmissie eenvoudig te leggen is, tenslotte is binnen een horizontaal georganiseerd bedrijf de missie de baas. Dit bewerkstelligen we door de afdelingen allen uit te nodigen een eigen missie en doelen te formuleren – die zij zelf in verbinding brengen met de bedrijfsmissie. Tussen afdelingen wordt dialoog gevoerd over elkaars missie om te borgen dat alle afdelingen ‘krijgen wat ze nodig hebben’ van andere afdelingen of procesdelen.

Nadat de afdelingsmissies zijn vastgesteld nodigen we alle collega’s uit voor zichzelf een missie te formuleren. De vraag is: wat is jouw bijdrage in binnen het bedrijf, waar wil jij verantwoordelijk voor zijn, waar kunnen anderen op rekenen en wat zijn de doelen die jij stelt voor het komende jaar? De missie wordt door de medewerker zelf in verband gebracht met de afdelingsmissie en de bedrijfsmissie. De persoonlijke missie wordt afgestemd met collega’s waarmee een medewerker veel schakelt. Ook daar is sprake van dialoog en mogelijke bijstelling.